Вдома / Техніка та комп’ютери / Сортування в Excel

Сортування в Excel

Сортування в Ексель — це вбудована функція в дану програму, за допомогою якої користувач зможе розташувати дані в шпальтах на аркуші в зручному порядку для їх подальшого аналізу.

Ви зможете впорядкувати дані в алфавітному порядку, за зростанням або спаданням значень, за датою або по значках, за кольором тексту або осередки. Саме про це і піде мова в даній статті.

Вікно Провідника в Excel

Зробити сортування даних в Ексель можна всього в пару кліків мишки.

Для прикладу візьмемо таку таблицю. Зробимо в ній сортування даних по стовпчику З . Для цього виділяємо його і на вкладці «Головна» натискаємо на кнопочку «Сортування і фільтр» . У наступному меню виберіть або «Сортування від мінімального до максимального» , або «Сортування від максимального до мінімального» . Виберемо другий варіант.

Сортировка в Excel

Дані в стовпці відсортовані в порядку убування.

У мене стовпець З розташований між двома іншими стовпцями, які заповнені даними. У цьому випадку, Excel вважає, що виділений стовпець — це частина таблиці (і вважає правильно). В результаті з'явилося наступне повідомлення. Оскільки мені потрібно зробити сортування конкретно в цьому стовпці, виділяю маркером пункт «сортувати в межах зазначеного виділення» і натискаю «Сортування» .

Сортування за алфавітом в Excel робиться за тим же принципом. Виділяємо стовпець, і натискаємо кнопочку «Сортування і фільтр» . У випадаючому меню пункти змінилися. Виберіть або від «А до Я» , або від «Я до А» .

Список імен в прикладі відсортований за алфавітом.

Сортування за датою в Excel

Щоб впорядкувати дати в Ексель, спочатку зверніть увагу, який формат встановлений для тих осередків, в яких вони записані. Виділіть їх і на вкладці «Головна» подивіться на групу «Число» . Найкраще підійде або формат осередків «Дата» , короткий або довгий, або «(всі формати)» — дата може бути записана різними способами: ДД.ММ.РРРР, ДД.МММ , МММ.ГГ.

Цей момент дуже важливий, тому що в противному випадку, дані можуть бути відсортовані просто по зростанню перших двох чисел, або по місяцях в алфавітному порядку.

Після цього виділяємо потрібний діапазон комірок і тиснемо на кнопочку «Сортування і фільтр» . У меню можна вибрати або «від старих до нових» , або «від нових до старих» .

Сортування за кольором клітинки або тексту

Цей спосіб сортування можна використовувати, коли в таблиці Excel текст в осередках або самі осередки зафарбовані в різний колір. Для прикладу візьмемо стовпець з чисел, зафарбованих різними кольорами. Відсортуємо його, щоб спочатку йшли числа, зафарбовані в червоний, потім зелений і чорний колір. 

Виділяємо весь діапазон, натискаємо на кнопочку «Сортування і фільтр» і вибираємо з меню «настроюється сортування» .

У наступному вікні, приберіть галочку з поля «Мої дані містять заголовки» , якщо Ви виділили дані без верхнього рядка, яка є шапкою таблиці. Потім вибираємо стовпець, по якому потрібно виконати сортування, в прикладі це «I» . У розділі «Сортування» зі списку вибираємо «Колір шрифту» . У розділі порядок вибираємо «червоний колір» «Зверху» . Це ми відсортували числа червоного кольору.

Тепер потрібно, щоб в стовпці йшли числа зеленого кольору. Натисніть на кнопочку «Додати рівень» . Всі настройки ті ж, тільки виберіть «зелений колір» . Натисніть «ОК» .

Наш стовпець відсортований наступним чином.

Як бачите, числа йдуть не по порядку. Давайте зробимо сортування чисел в порядку зростання. Виділяємо стовпець, натискаємо «Сортування і фільтр» «настроюється сортування» . У вікні сортування натисніть на кнопку «Додати рівень» . Стовпець залишається «I» , сортування по «Значенню» , порядок «По зростанню» . Натисніть «ОК» .

Тепер наш стовпець відсортований і за кольором тексту і в порядку зростання даних. 

Аналогічним чином упорядковано дані і за кольором клітинки, тільки в розділі «Сортування» вибирайте зі списку «Колір осередки» .

Сортування таблиці в Excel

Якщо у Вас є таблиця, в якій потрібно виконати сортування відразу за кількома стовпцями, робимо наступне. Виділяємо весь діапазон комірок таблиці разом з шапкою. Кількома по кнопці «Сортування і фільтр» і вибираємо «настроюється сортування»

Давайте відсортуємо клас в порядку зростання, і таким же чином середній бал.

У вікні сортування ставимо галочку в поле «Мої дані містять заголовки» . У розділі «Стовпець» вибираємо зі списку «Клас» , сортування по «Значенню» , а порядок «По зростанню» .

Щоб зробити сортування за середнім балом, натисніть на кнопочку «Додати рівень» . У розділі «Стовпець» вибираємо «Средн.бал» . Натисніть «ОК»

Дані в таблиці відсортовані.

Тепер в стовпці «Ім'я» закрасимо осередки з хлопчиками в синій колір, осередки з дівчатками в рожевий. Щоб не робити це для кожної комірки окремо, прочитайте статтю, як виділити осередки в Excel — в ній написано, як виділити несуміжні клітинки.

Виконаємо сортування цього стовпчика за кольором клітинки: спочатку будуть дівчинки, потім хлопчики. Знову виділяємо всю таблицю, тиснемо «Сортування» «настроюється сортування»

У вікні вже є два рівні сортування. Ці рівні мають пріоритет — у першого найбільший, у другого менше і так далі. Тобто, якщо ми хочемо, щоб спочатку виконалася сортування даних в таблиці дівчинки / хлопчики, потім по класу, а потім за середнім балом — потрібно в такому порядку і розставити рівні.

Натискаємо на кнопку «Додати рівень» . У розділі «Стовпець» вибираємо «Ім'я» , сортування — «Колір осередки» , порядок — «рожевий» , «Зверху»

Тепер за допомогою стрілок перемещаем цього рядка наверх списку. Натисніть «ОК» .

Таблиця з відсортованими даними виглядає наступним чином.

Якщо Ви працюєте з великими таблицями, можете також прочитати статті за темами: як закріпити шапку в таблиці Excel — щоб при прокручуванні вона завжди відображалася вгорі, і як зробити фільтрацію даних в Ексель — це дозволить переглядати дані в таблиці з конкретними параметрами. 

Тепер Ви знаєте, як зробити сортування даних в Ексель для таблиці, за алфавітом, по даті, по зростанню, за кольором клітинки або тексту.

vidpovidi

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *